وسايل و امكانات مختلفي براي مديريت زمان وجود دارند و افراد به تناسب علاقه و نياز خود از آنها استفاده مي‌كنند. در حالت كلي اين ابزارها را مي‌توان به سه گروه تقسيم نمود:
1- سررسيد تقويم‌دار كه رايجترين و در عين حال قديمي‌ترين وسيله برنامه‌ريزي كارهاي روزانه است و مي‌توان برنامه روزها و هفته‌هاي آتي را در آن يادداشت نمود.
2- امكانات نرم‌افزاري: برنامه‌ها و بسته هاي نرم افزاري متنوعي با قابليت نصب و استفاده در كامپيوترهاي شخصي و لپ‌تاپ وجود دارند كه مي‌توان به منظور برنامه‌ريزي كارهاي روزانه و ثبت رويدادها و مناسبت‌ها از آنها استفاده نمود. با جستجو در اينترنت مي‌توانيد برنامه‌هاي مختلفي را براي اين منظور بيابيد؛ در اين ميان Outlook Microsoft برنامه‌اي شناخته شده و در دسترس است كه امكان ارسال و دريافت ايميل را نيز فراهم مي‌كند. بسته‌هاي نرم‌افزاري توليد شده توسط شركت‌هاي داخلي نيز كه به زبان فارسي و داراي تقويم فارسي هستند قابليت‌هاي مناسبي را ارائه مي‌كنند كه مهمترين آنها فارسي بودن برنامه است.
3- امكانات سخت افزاري: ابزارها و وسايل جديدي مانند انواع سازمان‌دهنده‌هاي شخصي (personal organizer) دفتر يادداشت‌هاي الكترونيكي (netbook) و حتي امكانات و قابليت‌هايي كه در بسياري از گوشي‌هاي تلفن همراه تعبيه شده است مي‌توانند ابزارهاي مناسبي براي مديريت زمان باشند.
اولويت كارها را تعيين كنيد
آنچه مسلم است اينست كه برنامه‌ريزي، شاه بيت مديريت زمان است و روشن است كه در هنگام برنامه‌ريزي و تعيين ترتيب انجام كارها لازم است به اولويت كارها توجه كنيد و كارهاي با اولويت بالا را در ابتداي فهرست قرار دهيد. اما سوال اينست كه اولويت كار چگونه مشخص مي‌شود.
جواب ساده است؛ اولويت كار تابعي از درجه مهم بودن يا اهميت (importance) و فوريت (urgency) كار است يعني:
فوريت كار * اهميت كار= اولويت كار
بنابراين با تركيب دو فاكتور فوريت و اهميت كار چهار حالت مختلف قابل تعريف است:
كار كم اهميت غير فوري: به كارهايي كه مهم نيستند و در عين حال فوري هم نيستند يعني اضطرار زماني ندارند و با انجام ندادن آنها چيزي از دست نمي‌دهيم بلكه چيزي هم به دست مي‌آوريم (يعني همان وقت با ارزش) كارهاي كم اهميت غيرفوري گفته مي‌شوند. تماشاي تلويزيون تا نيمه شب (در حاليكه مي‌توانيد بخوابيد تا صبح به موقع و سرحال از خواب برخيزيد) نمونه‌اي از اين نوع كارها است.
كار با اهميت غيرفوري: چنين كارهايي معمولا اثر مثبت خود را در آينده نشان مي‌دهند و ممكن است در زمان حال به نظر داراي حاصلي نباشند. تفكر و برنامه‌ريزي در خصوص فعاليت‌هاي آتي خود يا سازمان ذيربط نمونه‌اي از كارهاي با اهميت غيرفوري است. متاسفانه چون اين نوع كارها فوريت ندارند بسياري از افراد آنقدر انجام اين كارها را به تاخير مي‌اندازند كه به دليل كمبود وقت ديگر نمي‌توانند كار را به درستي انجام دهند.
كار كم اهميت فوري: اين گونه كارها را معمولا بيش از كارهاي ديگر مي‌توان به افراد ديگر واگذار كرد زيرا بهتر اينست كه كارهاي با اهميت را خود مدير انجام دهد.
كار با اهميت فوري: مهمترين كارهاي مدير شامل اين كارهاست و بايد بلافاصله در جهت انجام آنها اقدام كند. معمولا مديران در انجام اين كارها مشكلي ندارند بلكه مشكل در كارهاي با اهميت غيرفوري و كارهاي كم اهميت فوري است.
از تكنيكهاي بيست‌گانه استفاده كنيد
در اين قسمت سعي شده است تا بيست تكنيك كاربردي مديريت زمان براي مديران بيان شود تا راهگشاي مقوله كمبود وقت مديران و استرس ناشي از آن باشد:
1- اولويت كارها را مشخص كنيد: مطابق آنچه كه توضيح داده شد لازم است با اولويت‌بندي درست كارها آنها را به ترتيب فهرست كنيد و براي انجام آنها اقدام نماييد. اولويت بندي كارهايي كه بايد انجام دهيد اولين گام اصلي در جهت مديريت زمان است.
2- تفويض اختيار كنيد: واگذاري كارها به افرادي كه شايستگي و توانايي انجام آنها را دارند راهي مناسب براي فراهم كردن مقداري وقت آزاد است اما توجه داشته باشيد كه در اين مهم ضروري است كه حيطه اختيارات و مسئوليت فرد را مشخص كنيد بطوريكه اختيارات وي با مسئوليت وي متناسب باشد. امضا كردن موارد روتين مانند فرم‌ها و فاكتورهاي روزانه از جمله مواردي است كه شايد بتوانيد روي تفويض آنها فكر كنيد.
3- استفاده از فناوري را جدي بگيريد: به جاي ملاقات‌هاي حضوري و نيز در جهت تسريع گردش درخواست‌ها و مكاتبات اداري از امكاناتي مانند تلفن، فكس، ايميل، سيستم دبيرخانه مبتني بر شبكه (paperless)، نرم افزار SharePoint و برگزاري كنفرانس آنلاين استفاده كنيد.
4- از خدمات بانكداري الكترونيك استفاده نماييد: معمولا با يك بار مراجعه به بانك خود و ارائه يك درخواست مي‌توانيد از اين خدمات ارزنده استفاده كنيد و بسياري از امور بانكي و پرداخت‌هاي خود را در منزل يا محل كار و از طريق اينترنت انجام دهيد و ناچار نباشيد كه در هفته ساعاتي از وقت ارزشمند خود يا تحصيلدار شركت را در صف بانك تلف كنيد.
5- مراجعان را مديريت كنيد: منشي يا مسئول دفتر خود را توجيه كنيد كه براي چه كساني وقت ملاقات گذارد و چه كساني را به فرد يا قسمت ديگري راهنمايي كند چون لزومي ندارد كه شما راه حل همه مراجعان باشيد. همين نكته را در خصوص وصل كردن تماس‌هاي تلفني هم يادآور شويد.
6- گفتگوهاي تلفني را مختصر كنيد: اگر قصد داريد به همكاري تلفن كنيد كه فكر مي‌كنيد ممكن است با صحبت‌هاي نامربوط وقت شما را بگيرد براي آنكه مطمئن باشيد كه پرچانگي نمي‌كند مي‌توانيد دقايقي پيش از ساعت نهار و يا زمان حركت سرويس تماس بگيريد؛ در ضمن لزومي ندارد در طي روز هر بار كه به همكاري تلفن مي‌زنيد احوال‌پرسي خانوادگي كنيد به اصل مطلب بپردازيد.
7- سيستم بايگاني مناسبي داشته باشيد: با داشتن يك سيستم بايگاني نامرتب كه نظم منطقي و مشخصي در نگهداري مكاتبات ندارد، هم فضايي را بيهوده اشغال كرده‌ايد و هم در هنگام لزوم به دردتان نمي‌خورد؛ پس با توجه به نوع كسب و كاري كه داريد سيستم بايگاني مناسبي را پيش‌بيني كنيد. براي اين منظور مي‌توانيد از زونكن‌هايي با رنگ‌هاي مختلف استفاده كنيد؛ مثلا زونكن قرمز براي نامه‌هاي ارسالي، زونكن زرد براي نامه‌هاي دريافتي و زونكن آبي براي فاكتورهاي خريد؛ تا در هنگام لزوم به سرعت بتوانيد زونكن مورد نظر را بيابيد. در خصوص پرونده‌ها نيز مي‌توانيد از همين شيوه استفاده كنيد و از پوشه‌هايي با رنگ‌هاي متفاوت براي موضوعات مختلف استفاده كنيد. ضمن اينكه اگر قرار است پوشه‌ها را داخل فايل‌هاي كشويي قرار دهيد مي‌توانيد از پوشه‌هايي كه داراي برچسب پلاستيكي براي نوشتن عنوان هستند استفاده كنيد تا مجبور نشويد براي پيدا كردن يك پوشه همه پوشه‌هاي كشو را خارج كنيد و ورق بزنيد.
8- با سيستم بايگاني آشنا باشيد: با چگونگي نگهداري مكاتبات در بايگاني مربوط به خود آشنا باشيد تا در صورت نبود يا مرخصي منشي، گرفتار نشويد و بتوانيد به سهولت آنچه را كه مي‌خواهيد پيدا كنيد.
9- بايگاني را ساماندهي كنيد: هرچند وقت يكبار بايگاني خود را بررسي نماييد و مكاتباتي را كه ديگر نيازي به نگهداري آنها نيست بيرون بيندازيد. چنانچه امور بايگاني شما را منشي برعهده دارد از او بخواهيد كه اين كار را با نظارت شما انجام دهد.
10- از خواندن مطالب بيهوده و نامربوط پرهيز كنيد: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نكنيد. اگر علاقه‌مند به مطالعه مقالات اقتصادي هستيد مي‌توانيد به منشي خود بگوييد كه مقالات اقتصادي روزنامه را برايتان مشخص كند و يا به جاي اينكه كل مجله را به شما بدهد همان صفحات را كپي گرفته و بدهد. به جاي اينكه مجله را بايگاني كنيد مقالات مورد نياز آن را جدا كرده و يا از آنها كپي كرده و نگهداريد. قبل از ورق زدن و مرور يك مجله يا كتاب حتما فهرست عناوين را ببينيد شايد اصلا ارزش ورق زدن را نداشته باشد.
11- علامتگذاري نكات مهم را فراموش نكنيد: وقتي نامه درخواست يا گزارشي را مي‌خوانيد جملات و عناوين مهم را با ماژيك علامتگذاري (highlighter) مشخص كنيد و يا به شكل ساده و سنتي زير آنها خط بكشيد تا در بازخواني يا استنادهاي بعدي مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشيد و بتوانيد به سرعت مطالب اصلي را بيابيد.
12- در مسافرت كارتان را رها نكنيد: در زماني كه در مسافرت هستيد مسئوليت خود را به شخصي واگذار كنيد كه بتواند در نبود شما به نامه‌ها و مكاتبات پاسخ مناسب دهد. در اين خصوص لازم است كه به طور دقيق حيطه اختيارات او را مشخص كنيد كه به چه نامه‌هايي پاسخ دهد و چه مواردي را براي شما نگهدارد تا خود شما رسيدگي كنيد.
13- مخاطبان خود را در دسترس داشته باشيد: مشخصات ضروري افرادي را كه ممكن است نياز به تبادل ايميل با آنها داشته باشيد در قسمت مخاطبان (contacts) صندوق پستي خود ذخيره نماييد مواردي مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سايت و ايميل از اين جمله هستند. استفاده از اين امكان كمك مي‌كند كه در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن كردن و پرسيدن آدرس ايميل نباشيد.
14- براي وقت خود ارزش قائل باشيد: اجازه ندهيد كه ديگران وقت با ارزش شما را تلف كنند. در مقابل افرادي كه با درد دل و حرف‌هاي حاشيه‌اي مي‌خواهند وقت شما را تلف كنند هوشيار باشيد و با لحني مودبانه بگوييد كه در حال حاضر گرفتار هستيد و فرصت شنيدن صحبت‌هاي او را نداريد. در ضمن سعي كنيد مذاكرات كوتاه و چند دقيقه‌اي را بطور ايستاده انجام دهيد بنابراين وقتي كسي براي اين منظور نزد شما مي‌آيد از پشت ميز بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد؛ باور كنيد كه در كوتاه كردن صحبت و صرفه‌جويي در وقت بسيار كارساز است.
15- خود را درگير جزئيات اجرايي نكنيد: مدير هر چه بيشتر درگير كارهاي اجرايي باشد كمتر فرصت تفكر و برنامه‌ريزي دارد. به عنوان مدير عامل، قائم مقام و يا مديركل يك سازمان لزومي ندارد كه بيش از اندازه در جزئيات اجرايي ريز شويد و به آنها توجه كنيد. اين كار نه تنها موجب مي‌شود كه پرسنل خود را روباتي تصور كنند كه از خود اختياري ندارند، بلكه شما را از وظايف اصلي خود دور مي‌كند.
16- جلسات را كوچك و جمع و جور برگزار كنيد: از آنجا كه معمولا تشكيل جلسه در سطح مديران سازمان دشوار است از آن به عنوان آخرين گزينه استفاده كنيد. تعدد جلسات و جلسات طولاني، وقت و انرژي ذهني زيادي از مدير مي‌گيرد. هر قدر كه تعداد افراد جلسه بيشتر باشد دستيابي به نتيجه و جمع بندي دشوارتر مي‌شود. متاسفانه آمارها نشان مي‌دهد كه مديران در ايران زمان زيادي را در جلساتي صرف مي‌كنند كه يا بي‌ثمر است و يا اصولا نيازي به حضور آنها نيست؛ پس ابتدا در مورد ضروري بودن تشكيل جلسه به يقين برسيد و بعد هم تا حد امكان جلسه را بزرگ نكنيد.
17- اصول جلسات بزرگ يا مهم را در نظر داشته باشيد: جلسه حتما داراي دستور جلسه باشد، دستور جلسه حداقل يك روز پيش از برگزاري جلسه به دست مدعوين برسد، در دستور جلسه زمان شروع و پايان جلسه را مشخص كنيد و حتي اگر امكان دارد حداكثر زمان هر بند از دستور جلسه را هم معين كنيد تا افرادي كه قرار است در آن مورد صحبت كنند زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولويت در دستور كار قرار دهيد، از رئيس يا دبير جلسه بخواهيد كه مديريت زمان جلسه را برعهده داشته باشد و اجازه ندهد كه افراد با مرور حرف‌هاي تكراري و خارج از موضوع وقت جلسه را بگيرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت نماييد، نسبت به حضور به موقع در جلسه مقيد باشيد و ديگران را هم از اين موضوع آگاه نماييد.
18- زمان صرف ناهار و صبحانه (البته اگر صبحانه را در محل كار مي‌خوريد) فرصت خوبي براي انجام مذاكرات كاري به شكل غير رسمي است. اصطلاح صبحانه كاري و ناهار كاري كه مدتي است رايج شده دلالت برهمين موضوع دارد، پس سعي كنيد از اين فرصت‌ها به خوبي استفاده نماييد. شخصا از زمان صرف ناهار استفاده زيادي مي‌برم و بسياري از گفتگوهاي كاري را حين صرف ناهار انجام مي‌دهم. به تجربه دريافته‌ام كه احتمال مقاوت و مخالفت در اين زمان كمتر است.
19- زبان بدن را ياد بگيريد: با آموختن زبان بدن (body language) مي‌توانيد در مذاكرات يك گام جلوتر باشيد چرا كه بيش از نيمي از پيام‌هاي ارتباطي انسان‌ها به وسيله حركات بدن منتقل مي‌شود. با درك صحيح از طرز نشستن، ايستادن، نگاه كردن و صحبت كردن طرف مقابل مي‌توانيد رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد كردن وي عوض كنيد و بدين ترتيب در زمان كوتاهتري به نتيجه برسيد.
20- يادگيري مديريت زمان را توصيه كنيد: پرسنل خود را تشويق كنيد كه تكنيكهاي مديريت زمان را بياموزند و آن را در عمل به كار گيرند چرا كه اگر آنها بتوانند زمان خود را بهتر مديريت كنند شما هم از فوايد آن بهره‌مند مي‌شويد و امكان تفويض كار مهيا مي‌شود. حتي اگر لازم باشد مي‌توانيد با بهره‌گيري از يك مدرس مجرب، دوره آموزش مديريت زمان را براي پرسنل برگزار كنيد تا همه كاركنان با مديريت زمان آشنا شوند و آن را در عمل بكار گيرند.
اميدوارم اكنون كه با اين تكنيكهاي بيست‌گانه مديريت زمان آشنا شده‌ايد بتوانيد از آنها به شكلي كارآمد و موثر استفاده كرده و بهره‌وري خود و سازمان را افزايش دهيد. زمان تنها منبعي است كه براي همگان يكسان است؛ فقير و غني نمي‌شناسد و قابل ذخيره كردن هم نيست. هر لحظه‌اي كه مي‌گذرد ارزشمند است. اگر باور نداريد از حسرت شناگري كه فقط به خاطر چند صدم ثانيه اختلاف، مدال طلا را از دست داده و نقره گرفته سوال كنيد؛ حسرتي كه هيچگاه از ياد نمي‌رود.
سخن آخر
فراموش نكنيد كه مديريت زمان، هسته اصلي مديريت زندگي (life management) است پس در مورد خودتان واقع بين باشيد. اگر انجام كارهاي زياد و بيش از توانايي خود را قبول كنيد به زودي دچار استرس و اضطرابي خواهيد شد كه سلامتي روحي و جسمي شما را تهديد مي‌كند و به ناچار بايد پولي را كه بواسطه تلاش سخت و بيشتر كسب كرده‌ايد خرج درمان خود كنيد؛ بنابراين حد و مرز ظرفيت خودتان را بشناسيد و به آن احترام گذاريد.
نظرات شما عزیزان:
